礼宾礼仪之会议礼仪

    会议是为实现一定的目的，由主办或主持单位组织的，由不同层次和不同数量的人们参加的一种事物性活动，会议成为商务活动的有机组成部分之一。通过本节学习，你将了解会议礼仪的要求以及能够运用会议礼仪知识。

    H公司的策划部应邀参加一个研讨会，这次研讨会邀请了很多行业知名人士，Silvia特别安排Eric和她一道去参加。会议那天，Eric睡过头了，等他赶到时，会议已经开始了20分钟，他急忙忙推开会议室的门，吱的一声响，他一下子成为了会场的焦点，刚坐下五分钟，肃静的会场又响起了音乐，原来是Eric的手机响了……之后，没过多久，就听说Eric在为工作四处奔走……

    这是一个与会议有关的故事，参加会议时不得体的行为有可能会让人丢了工作，那得体的会议礼仪应该是怎样的呢？

    会议是两个人以上的人。多个或多个组织团队就事先商定的议题进行协调的过程，是人际交往的一种常规形式。常见的会议有座谈会、报告会、展示会、谈判会等等。

    公司年度会议将于2月5号在公司的会议厅召开，为了使会议能够顺利召开，需要注意哪些安排呢？在会议前，需要落实会场、约请客人、商定流程、以及安排座次。

    落实会场包括会议的时间、会议的形式以及会场的交通情况等等，会议要确定好时间，包括开始时间、结束时间和每个流程所需要的时间段，要确定好会议的形式，从现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等形式中确定。要根据会场的交通便捷、会场客量和环境与设备是否适合等因素落实会场。

    会议一般需要约请客人，弄清楚约请客人的姓名、公司名称、主营业务、客人的职务和会议的目的。任何约请必须明确时间、地点和会议对象。要通过一定方式予以确认。重要的客人必须亲自面请，并递交请柬备忘。

    会议主办方应当与约受方进行充分的协商，充分尊重对方的意愿，在不损害基本原则的基础上，尽可能就会议流程达成一致，并形成文本加以确认。所有会议流程形成的文本必须在与会代表报到时一并提供。

    安排座次可以采用并列式或者相对式。并列式：注意宾主并列而坐，如果双方都面对正门，具体要求是以右为上，即客人坐在主人的右边，其他随员各从两旁，以右为上是一种国际惯例。相对式：宾主相对而坐，以正门为准，基本要求远为上，里门远的为地位高者，一进门的右手为上座，通常安排客方。

    年度会议在精当的准备下顺利开始了，在会议中，需要注意哪些事项呢？主人提前到达，并在大楼正门口或者接见厅会见室门口迎候。迎候人员为公司负责人和接待负责人。在会议中，主宾双方均可致词，一般是主人先致欢迎词，然后由客人致答谢词。迎候表明了一种尊重、一种盛情和一种严谨，这是最好的商业合作伙伴具备的优秀品质。

    会议进行过程中，甲乙双方就一个合作细节产生了严重分歧，会议一下子陷入僵局，这时主持人迅速转换话题，先就一个双方均感兴趣的问题进行交流，气氛又活跃起来。所以说，会议需要有节奏地推进，会议主持人要注意对会议的引导，防止会议跑题。

    长时间的商务会议会使人疲乏，影响会议效果，会议主持人应掌握会议节奏，注意会中适当休息。会议中休息期，有一个与会者憋不住想抽烟，又不好意思自己一个人抽，于是，给在场的人敬了一支，并亲自点上火。一时间，会场烟雾环绕，乌烟瘴气。休息时，应当设立特定的吸烟区，以自助方式提供甜点、水果和饮料等。休息场合还可以播放一些舒缓的音乐放松心情。

    会议结束后，都会安排赠礼合影。合影的位次也是有讲究的，主客居中，主人的右侧为上。商务会议结束后，如果没有商务宴请，主人应将客人送至门口或车前，握手道别，目送客人离去后才可退室内。

    有这样一个例子，一位总经理应邀参加了甲公司的商务会议，参加会议期间，该经理不幸染病，会议结束时都没有痊愈。甲公司老总安排秘书将他直接送回家中，该总经理深受感动。因此，要根据每一位客人的实际情况做到有效礼送。

    商务会议结束后，接待人员应当以公司的名义，对每一位参与商务活动的人员及时致函表示谢意，并对会议召开期间的不足表示歉意。致函由公司老总签发，印制精美，并附有公司标识，这样可以展现公司对商务会议的慎重态度。

    通过学习会议礼仪的内容，你能够在会议上表现的优雅得体了吗？