解决问题流程4:拟定解决方案

    计划部针对R产品跟催不力，产品物料不能及时到位，并形成的恶性循环趋势的问题提出了一些措施。

    针对跟催不力的问题，公司计划部召开会议，提出了这些措施：1.所以采购人员在接到计划部的物料需求后，必须在三个工作内，将所有的物料交期回复给计划部，5个工作日内，下完所以物料订单，计划部跟踪。2.部门经理抽查，所以事项纳入当月绩效考核，如果出现问题瞒报的，已经发现，加倍处罚。如果采购人员碰到难题解决不了的，及时上报部门经理，部门经理必须在三个工作日内解决，解决不了的，上报高一级领导裁定，不能超过五个工作日。3.计划部每周必须以书面形式，提供两次欠料表，将一周内的欠料进行预测，并在欠料表发放时，要求采购人员回复具体到料日期。

    计划部召开紧急会议，并邀请了高一级领导John参加，以增加权威性。那么，Silvia在会议上提出的措施，是否可行呢？

    在提供解决方案之前，我们要仔细分析每一种原因对结果的影响方式、程度、时间，然后针对原因提出应对措施。针对表面原因采取立竿见影的措施，制止或减缓事态进一步向严重的方向发展，该项措施一般在问题成因清楚后三天内实施。针对深层原因，采取一个系统和持续的改进措施，一般计划1-3个月完成。针对根本原因的措施，一般在上面第二项措施实施并评估效果之后采取，实施时间可能超过六个月。针对根本原因，需要上级管理人员参与，在拟定措施时，需要评估措施可能带来的负面效应。对多因素问题，要保证每个因素问题都考虑到，并施加相应的影响。

    拟定解决方案的思路应该是这样的，先直接对表明原因施加影响，控制事态不要再持续恶化，再考虑采取影响深层次原因的行动。我们再来看这个问题，采购部的Hebe负责的物料货期延误严重，表明原因是Hebe的工作效率低，深层原因是Hebe的方法不当、能力不足以及专业知识不够，根本原因是Hebe个人并不想长期从事采购工作，公司也没有合适的激励制度鼓励他做好这份工作。

    对于上述问题、拟定的解决方案是这样的：1.针对采购员的原因，严格公司采购管理流程，让采购员重视，看其是否能够自行解决问题，为采购员提供一些提高工作效率的方法，并教会其熟练运用这些方法。拟定一个培训的计划，帮助采购员提升专业知识和综合能力，了解采购员的工作量是否确实大，必要时需要重新分配工作，让各个采购员的工作量基本平衡。激发采购员成长的动力，对他的进步不断给予鼓励，建议公司提供更好的激励政策，在本部门形成一种良好的工作氛围。2.针对公司采购政策流程方面，在考核制度中，将货期延误作为月度考核的内容。每一个采购员都需要编制一个报表，修改采购流程，使之更加具备操作和可检查性。3.供应商的因素不可忽略，选择合适的供应商，严重货期延误、同时又难以改善的供应商，可以考虑更换。采购员要与供应商建立良好的关系，要了解供应商，对特别紧急需要提前交货的订单，必要时增加提前供货奖励等等。

    越高级的解决方案，对管理者的能力、责任心、经验要求越高，解决问题，需要采取措施，不采取措施，问题不会自行消失。根据解决问题方案的复杂程度，拟定一个解决的措施计划并实行，解决问题需要的就是执行力。