项目沟通管理概述

    在项目中沟通是不可忽视的，项目沟通管理包括确保及时、正确地产生、收集、发布、储存和最终处理项目信息所需的过程。它是人、思路和信息之间的关键纽带，是成功所必须的。参与项目的每一个人都必须使用项目语言传达和接收信息，理解他们以个人身份涉及的信息将如何影响整个项目。项目沟通管理通常具有复杂性和系统性的特征，项目沟通管理是进行项目决策和计划的基础，是组织和控制管理过程的依据和手段，是建立和改善人际关系不可少的条件。

    看个案例，在总裁办公室里说，总裁恼怒地对下属说：“客户投诉这次项目质量不过关，项目开发成员抱怨天天加班加点，维护人员更是怨声载道，到底怎么回事？”

    项目经理：“到了项目中后期，我们才发现几个模块开发进度缓慢，所以，不得已我才让大家加班加点，赶赶进度。”

    总裁：“难道到了项目中后期，你才知道有几个模块开发进度缓慢吗？前期你都干什么去了？”

    经理：“都怪我，一开始就没有和项目相关人员建立有效的联系，才会导致对整个项目进度认识不清，仓促交工，也给项目质量留下了极大的隐患。”

    总裁：“现在不仅是质量的问题，客户反映之前就和你们沟通过，财务模块开发的要求，但是你们竟然没有听进去，开发的模块完全满足不了客户制作报表的要求。”

    经理：“是吗？客户有提过这个要求吗？”

    总裁：“我很怀疑你平时是怎么和你的项目成员沟通的！”

    在实施项目的过程中，各种问题层出不穷，经理艾玛带领的项目组疲于应付，四处救火，艾玛与各项目相关人员没有建立有效的联系，根本无法让项目组里的每一个成员都清楚了解项目的进展情况，甚至连艾玛自身对项目整体情况也没有清楚的认识。项目成员无法把握准确项目进度，等到项目后期才加班加点，仓促交工，必然会产生许多隐患，由此引起的质量问题也会导致维护工作量的加大，维护成本过大。

    艾玛遇到的问题绝非偶然，不难看出，问题的出现有很大一部分原因是由于艾玛的项目组在整个项目过程中缺乏一种有效的沟通机制。项目沟通是指项目过程中，为实现项目目标而进行的各种不同方式和不同内容的信息交流活动，包括确保信息及时，恰当地生成、收集、分发、存储、检索以及最终处置所必需的各个过程。

    总的来说，项目沟通的目标主要包括几点：一是明确总目标，以便使项目组成员在行动上协调一致。二是培育团队合作精神，三是减少、消除矛盾和障碍。四是保持项目的可见性，让项目参与者清楚知道自己的位置，作用与责任。

    在项目实施过程中，有几种重要的项目沟通关系，包括项目经理与客户的沟通、项目经理与职能部门的沟通、项目内部成员的沟通。项目经理与客户的沟通，客户代表项目的所有者，对项目具有特殊的权力，而项目经理为客户管理项目。必须服从客户的决策、指令和对项目的干预。项目经理的最重要的职责是保证客户满意，要取得项目的成功，必须获得客户的支持。

    项目经理与职能部门的沟通，项目经理与企业职能部门经理之间的沟通是十分重要的，特别是在矩阵型组织中，职能部门必须对项目提供持续的资源和管理工作支持，才能使项目顺利进行。

    项目内部成员的沟通，在项目内部成员的沟通中，项目经理起着核心作用，如何协调各职能工作，激励项目团队成员，是项目经理应学会的重要课题。

    项目沟通基本管理流程包括信息发布、绩效报告和管理收尾。信息发布涉及向项目干系人及时提供所需信息，它包括实施沟通管理计划以及始料未及的信息需求应对。信息公布应做好信息公布的反馈问题，如与公布信息有关项目干系人的签字以及对信息意见的文字记录。

    绩效报告涉及绩效信息的收集和公布，绩效报告一般应提供关于范围、进度计划、成本和质量的信息，要做好绩效报告，就必须选择合理的绩效报告的工具和技术，如绩效评审、偏差分析、趋势分析、挣值分析等，使绩效报告与项目的实际情况最接近。

    管理收尾包含项目结果文档的形成，这些文档可以使发起人或客户对项目产品的验收正式化，包括项目记录的收集，对符合最终规范的保证，对项目的成功、效果及取得的教训进行分析，以及这些信息的存档以备将来使用。

    管理收尾活动不能等到项目结束才进行，项目的每个阶段都要进行适当的收尾，保证重要的，有价值的信息不流失，另外，人才数据库中的雇员技能应该得到更新，以反应新的技能和熟练度的提高。