一页纸项目管理表格的建立（上）

    创建一页纸项目管理表格共有十二个步骤，第一步，书写标题栏。第一步要提供关于项目的基本信息，写在表格顶部突出的长方形处，包括项目名称、项目领导、项目目标和项目完成日期等。

    项目名称是一个高层在浏览时经常会看到的名字，你应该把最重要的引导意向在名称中清晰的显示出来。例如项目名称“Q3完成5000个在线订单的项目”，就比Q3在线订单项目要清晰的多。

    项目领导一般是项目负责人，而不是指导、顾问或是组织内全职员工之外的任何人。作为项目领导，良好的沟通能力非常重要，有的人在老板办公室应对自如，他们擅长向上交流。有的人擅长和同级的同事交流，但是一和公司高层领导打交道就如临大敌，还有些人擅长激励下属，但却不知道应该怎么样和上级、平级同事交流。作为项目领导，应该和他人进行坦诚的沟通，实话实话。

    项目目标无非就是为什么你要完成这个项目，你想从这个项目中得到什么？把项目目标记录下来，才能确保每个人都知道这个目标而且获得一致的认可。记录项目目标一定要简洁精练，阐明项目目标并不是你作为项目管理者一人就能完成的事，应该由项目关系人来做。这些人包括项目团队，提高基金的高层管理者，还有从项目中获益的任何人。如果我们没有让这些人参与进来，那么很有可能确定下来的项目目标，是他们接受不了的。

    在总裁办公室里，下属对总裁说：“埃里克，SG的项目不能赶在年底之前完成了，时间实在太紧了，现在还只是在编程设计阶段，离交付还有很大一段距离。”

    总裁训斥道：“项目都已经进行三个月了，你现在才来和我说项目不能如期完成，你看看你自己做的一页纸项目管理表格，你的项目完成日期是怎么定的，如果你不能如期完成，为什么当时不提出来。”

    艾玛：“我~我当时也是抱着试一试的心态。”

    总裁：“你的项目完成日期一旦写入了项目管理表格，就是一锤定音的东西了，你就要坚持下去。”

    项目成员能否在项目完成日期内完成项目，在很大的程度上是评判业绩好坏的一个根据。权力部门可能会给我们的项目设定一个日期，但这并不意味着我们就要盲目地同意，我们应该对项目进行彻底的研究之后，再确定设定的日期是否现实，如果缺乏可行性，就应该说清理据，重新调整完成日期。

    第二步，列出项目负责人姓名。这一步骤主要是确定有哪些项目成员，谁会参与项目，项目各部分的负责人是谁？将在项目中需要出现的各个成员姓名写进OPPM中，请注意，如果成员过多，那么只要写进重点成员或小组负责人的姓名。如果名字过多则会导致“责任分散效应”。

    责任分散效应也称旁观者效应，是指对某一件事来说，如果是单个个体被要求单独完成任务，责任感就会特别强，会作出积极的反应；但如果是要求一个群体共同完成任务，群体中的每个个体的责任感就会很弱，面对困难或遇到责任往往会退缩，因为前者独立承担责任，后者期望别人多承担责任。责任分散的实质就是人多不负责，责任不落实。

    项目的成功很大的程度上都是取决于这些负责人，如果他们有事可做，办事效率高，并且积极主动，那么这个项目的成功率就非常高。

    第三步，创建矩阵。矩阵的创建应该是项目经理和团队的对话中实现的，矩阵是一页纸项目管理的基础，它连接项目的所有基础元素，并将这些所有的元素传递给项目相关人员。具体来说，项目经理应该集合项目团队成员共同探讨怎样处理项目？作为项目经理，应向团队成员进行项目综述，再大致的讨论矩阵的各个方面，创建目标、主要项目任务、目标日期和预算等。

    第四步，确定项目子目标。组建团队之后，就到了将项目分解为子目标的时候了，这些目标是完成表头规定的总目标所必须的，目标个数不应超过3个或4个。例如在一个价值五千万美元的配送中心项目中，有3个目标，一是完成大楼的建造；二是使配送中心的系统可以运行；三是培训部署中心的人员。这些子目标附属于整体目标，具体来说，这些子目标具有以下特征：具体而非笼统、不过度复杂、具备可测量性可验证性、程度适当、有挑战性、现实可行性、资源范围内、与有效资源或预测资源一致、与组织规划方针和程序一致。

    一般来说，有三个变量会影响项目子目标的实现，它们分别是时间，资源和项目范围其中时间是指完成项目所涉及到的各个步骤以及完成整个项目所需要的时间。资源是指在我们支配下完成项目所需要的资源，通常最重要的资源是人力资源和财力。而项目范围说明了消费者是谁，为他们生产的最终可交付成果以及评价这些可交付成果是否令他们满意的标准。如果这三个变量中的一项失去了平衡，就会使整个项目难以推进，好的目标应该是简单、直接、一语中的，易于理解的。