一页纸项目管理表格的建立流程

    第五步，填写主要任务。任务是指完成项目所需要的必须做的事，一般主要任务最多只能填写20项，如果过多，则需要拆成不同的项目或子项目去执行。例如，在一页纸项目管理的协助下，我们把开发手机软件这样一项大任务切分成几个小任务，如确定软件计划，需求分析和定义，软件设计，软件实现，软件测试，软件运行和维护等。每项任务都应该明确化，以便和其他任务区分开，如果我们连一项任务在哪里结束，另一项任务又是从哪里开始都说不清楚，那么就更没有办法分清权限范围了。其次，任务进程应该具有可测量性，这样才能在一页纸上记录下它们的进度并作出报告。项目的每个报告期控制两到三个任务是比较合适的，例如开发手机软件的项目需要十个月，那么大约有二十个任务，每个月报告两个任务，如果需要十六个月，那么就约有32个任务是比较合适的。从另一个角度来说，任务细分得太细也不好，尽量将完成任务的时间控制在项目总时间的一半以内。比如说，如果项目周期是半年，也就是6个月，那么至少要有三个任务。

    第六步，确定子目标与主要目标的关联关系。在这一步骤中，要确保任务清单上的所有任务完成时就能实现项目的目标，当检查任务和目标时，保证它们相互匹配非常重要，所有任务都至少对应一个目标，有些任务可以对应多个目标。例如你有4项子目标，13项主要任务，它们的关联关系用空心圈来表示。第1、2、3项主要任务和第一个子目标“订单抓取”有着直接关联关系，于是它们之间的汇合表格子被画上了空心圈。检查任务与目标之间的对应关系，通常可以发现不一致或疏漏问题。这个过程并不是一次完成就一劳永逸，在构建OPPM的过程中，每一步都应该重新评估先前的步骤，并尝试不断改进，逐一确认任务可能会揭示遗漏的目标，这种渐进式的完善将提高计划质量，也能够增强OPPM的沟通能力。

    第七步，确定项目的时间线。在确定时间记录的频率时，首先要估算项目总的时间范围，然后将时间线分成可测量的时间块。例如每两周、每月、每两个月、每三个月等。但是从经验看，每月一次的情况是最多的，每个周期的长度不一定完全相同，对于任务的时间，必须和每一个与之有关并对此负责人的人商量，必须完全征得团队的同意，让他们认为这样做是可行的而且他们愿意履行和实现它。时间线一旦确定，就必须严格执行。

    第八步，使任务和时间相关联。使任务和时间安排相一致或者相关联，首先确定每项任务所需要的时间，然后在任务旁边的格子里面画上一个空圈圈，表示每项任务的开始、长度和完成日期。例如，如果任务所需要的时间为七个月，时间块按月增量划分，那么这项任务的旁边就会有七个圆圈。每完成一项任务，圆圈将被涂为实心圆点，。

    第九步，确定项目成员和工作任务的关系。任务通常只有一个承担者，超过三个承担者的任务是很少见的，不管每项任务有几个承担者，都必须设定承担者之间的优先次序，每个任务一般只有一个主要的承担者。

    OPPM上的字母A指明该承担者是主要承担者，次要承担者用B表示，隶属于次要承担者的人则用C表示。如果一位负责人对某项任务负有主要责任，那么横行和竖行的交叉处就是A，以此类推，次要负责人为B，如果还有第三个负责人，那他就是C。谁承担什么任务是通过团队成员之间的协商确定的。项目经理起领导作用，在必要时进行调解。工作中难免有些人会抱怨工作量太大或是其他人不配合自己，或是编造其他的借口；还有些人会责备别人或是一旦有了错误就把责任推到其他人身上。作为项目经理，你不能对此束手无策，你必须让项目成员明白，一旦决定承担某些任务，他就要负责到底，不管怎样都不能找借口或有任何怨言。

    第十步，记录没办法用时间标记的任务。在一页纸项目管理中，每项任务总会有几个部分在时间线上难以做出定量分析，在项目中，有些任务可能贯穿始终，可能与第三方有关，但却无法跟随整个项目的时间线。例如“可用性测试满意度最终达到90%”，那么就记录在下表的位置，同样，你需要负责人对此负责。

    第十一步，记录成本。预算与在其上方的目标日期这两者之间并没有直接联系，事实上，预算是被孤立地放在那里的，目的只是让管理者能够迅速了解特定时间里的预算是多少，预算的处理很简单，它使用条形图表示，简单直接，预算的每个部分都有一个条形图，当一个部分在预算内时，用绿色表示，当超预算但可修复时，用黄色表示，当超预算且不可修复时，用红色表示。这一步工作应该和会记部门一起来画这些线条以确保这些资料的准确无误。

    最后一步，写下摘要和下一步计划。中央矩阵的最下方，写入本次OPPM的摘要和下一步行动计划或项目发展预测，摘要是用来向管理者解释那些没有在项目管理者的一页纸里说清楚的事，回答在一页纸中所暴露的问题，而不是解释图表本身。如为什么工作落后于安排？为什么超出了预算？为什么这个圆圈没有画在它该画的地方？为什么那条线是黄的而不是绿的？在回答了这些问题后，就要说清楚下一步的工作预测与计划，这里要尽量做到简洁而全面，通过以上进度，预计什么时候可以完工？可能造成什么样的项目影响？处理完初始表格就需要在项目进行过程中对项目进行实施跟进了。