有效时间管理四步骤

    管理大师德鲁克发现，想要有效管理时间，可通过四步骤：1.详细记录时间运用情形。2.系统化管理时间。3.找出完整的时间区块。4.重要的事情最优先，一次只做一件事。

    在总裁办公室里，一位企业顾问问总裁:“您的时间安排情况是怎样的。”

    总裁：“我的时间就分成三个部分，高层主管、重要客户和小区活动。”

    顾问：“我来看看事实是不是这样。”于是就拿起秘书记录的总裁日程工作表看。

    “根据记录，您的时间并不在你所说的三部分事情中，您大部分的时间都是在担任调度者的角色，追踪熟悉客户的订单，然后不断打电话到工厂要求工厂处理订单。”

    总裁：“啊……怎么会呢？我记得不是这样的啊。”

    这就是总裁自我感知和实际情形的落差，因此，企业顾问建议总裁进一步记录自己真实的时间运用情形。

    管理者不一定要亲自记录，最好是交给秘书或者助理完成，重点是要切实记录下来，而且要当场记下来，不要事后凭记忆记录，至少每年要有两次，每次持续3-4周地执行这项记录工作，这样管理者才能反复思考自己的时间支配情形，重新思索和安排自己的行程。

    完成时间记录后，进入第二步骤，系统化的时间管理。德鲁克指出，管理者必须从记录中找出没有生产力的活动，并且尽可能避免，这就要管理者自问这些问题了：1.如果不做这些事情会怎么样？如果回答是不会怎么样，那就应该停止浪费时间在没有任何成果的事情上。有些人之所以忙，是因为他们从不错过任何事情，要学会拒绝这些事情。2.在时间记录上所以有活动中，哪一项是可以交给其他人完成，而且就算没能做得更好，也可以做得一样好的？这就是授权的问题，把事情授权给合适的人去做，管理者把省下来的时间去做更重要的事情。3.在你所做的事情中，哪些事浪费了你的时间或者你的下属或者同事的时间，但是对你的效能是毫无贡献的，管理者固然可以排出浪费自己时间的活动，但是有些时候，这些事却是在浪费别人的时间。例如，有些会议是很浪费时间的，但是你还是要求所有下属参与。系统化管理时间就是要经常问自己这三个问题，毫不客气地删除那些浪费时间的事情。

    管理者管理时间的第三步是要找出一段完整的时间，专心地完成重要的事，有些管理者会选择一周在家工作一天，有效些管理者会一周内安排半天时间专门用来处理这重要事务，还有的管理者每天早起，安排90分钟在家工作，然后再准时上班，一般而言早起工作比晚上把工作带回家更有效率。因为忙碌了一天的管理者，到晚上通常已经累得无法把工作做好了。德鲁克指出，有效的管理者永远都会控制自己的时间，不但会连续记录日志，定期分析，还会为重要活动设定最后完成期限，以了解时间是否在掌控范围内。

    接下来就是做出成果和有所贡献，德鲁克指出，获得效能的秘诀，便是专注，也就是重要的事情摆在第一，而且一次只做一件事。找出优先完成的重要事项，其实很容易，管理者之所以没办法集中精力，困难在于找出哪些是次要的事，决定不了哪些事情不要做，怎么办呢？其实，到了执行阶段，决定事情该做与否，需要的不是分析，而是勇气和决心这才是领导力的表现。