项目沟通障碍与解决方法

    在经理办公室里，经理对恼怒地对下属说：“我是让你把项目进度报告发给项目组成员，并没有让你抄送给公司领导。”

    下属：“可，可是你明明说项目组的相关人员都要发送。”

    经理：“你怎么就听不明白我的意思呢？哎！”

    在项目沟通过程中，沟通双方希望信息能给清晰、完整、无歧义地发送和接收，但由于各种原因，在沟通过程中难免会存在一些沟通障碍或沟通干扰，这些障碍和干扰的存在使沟通信息变得模糊、不完整和扭曲，进而对项目产生不良影响。

    项目沟通的障碍主要可以分为沟通个体障碍、沟通环境障碍和沟通决策障碍三大类。沟通个体障碍主要来自于沟通个体自身，包括语言文字的表达能力和理解能力障碍，选择性知觉以及心理因素等。语言文字的表达能力和理解能力障碍，语言文字是信息沟通的主要工具，但由于每个沟通个体的能力存在差异，对同一信息的表达和对同一语言文字的理解也都是不一样的，这种表达和理解上的障碍和可以称之为语义障碍。导致这一障碍的因素包括个人教育水平，知识经验水平，文化环境等。

    选择性知觉，人们在接收信息时会有意无意地对信息进行筛选或选择，一般来说，人们趋势于接收自己支持的观点或与自身有关的信息，而对自己不熟悉的或令人讨厌的信息进行过滤。心理因素，每个人的个性、兴趣、念度、情绪上的差异都会引起信息沟通的障碍。

    沟通环境障碍主要包括项目内部环境障碍、项目外部环境障碍、噪音干扰。项目内部环境障碍包括组织结构、沟通流程、组织文化等，如果组织结构过于庞大和复杂，沟通流程不合理，组织文化对快速准确的沟通难以形成支持，都会形成沟通障碍。项目外部环境障碍，典型是外部因素包括沟通的基础设施和政治环境，噪音干扰是指信息传递过程中出现的各种干扰因素的不利影响，如电话的静音干扰、环境噪音、沟通中的意外事件等。噪音干扰会对沟通效果产生影响，甚至会造成信息严重失真。

    沟通决策障碍是指沟通主体在进行沟通的过程中，所做的相关决策导致的障碍，常常是由于沟通的时机选择不当，沟通方法和渠道选择不当，沟通的信息或想法尚不完备所致。

    克服沟通障碍的方法很多，但是对项目管理者，最为有用的克服沟通障碍的方法有以下几种：

    第一应充分利用信息反馈，信息反馈可以是语言的，也可以是非语言的。反馈不仅仅包括回应，还包括主动的直接提问和对信息进行概括等。例如，当你向项目团体成员发布信息时，你可以通过观察他们的眼睛及其他非语言方面的信号，来了解他们是否在接收和理解你所传递的信息。

    第二应使用恰当的语言和词汇，有效的沟通不仅需要信息被接收，还需要信息被理解，所以项目管理者必须恰当地使用语言，并注意使用于接收者能力一致的词汇，以提高理解效果。

    第三应积极使用非语言性的提示，在项目沟通中要积极使用非语言沟通提示，并要确保它们和语言相匹配，起到强化语言沟通的作用。另外，项目管理者并不总是以完全理性化的方式进行沟通的，有时情绪会使他们的非语言提示与所要传递的信息不一致，从而造成信息失真或沟通受阻。因此，项目管理者必须克服由于情绪原因引起的信息失真或沟通障碍，避免使人们对接受的信息产生误解。

    第四应合理地选择沟通方式和沟通环境，根据沟通问题和沟通对象的不同，我们应有针对性地选择不同的沟通方式和沟通环境。例如，对于某些严肃而重要的内容，应当在正式的场合以正式的沟通方式进行沟通，如项目说明书的发布。而对某些敏感的个人问题，则可采取一些更为放松的非正式的沟通方式进行沟通。

    第五应正确选择沟通时机和营造沟通氛围，合理地安排沟通的顺序和时机，有利于达到良好的沟通效果。